dématérialiser les factures papier est possible dès le 31 mars 2017


Jusqu’au 31 mars 2017, les pièces justificatives doivent être conservées sous leur forme originale. La loi change et permet à tout un chacun de suivre la transition numérique. Enfin me direz vous, mais concrètement qu’est ce que cela change ? Faut-il numériser nos documents ? Et combien de temps dois-je conserver les archives ?

La loi nous autorise à dématérialiser les factures papier

La loi 2016-1918 du 29 décembre 2016, article 16 (voir sur legifrance ) nous autorise au plus tard à compter du 31 mars 2017 à ne pas conserver les originaux papiers dès lors que l’on a pris soin de les transférer sur support informatique.

La durée de conservation est de 6 ans

Comme pour les exemplaires papier, l’entreprise doit en assurer la conservation pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ont été établis.

L’obligation de stocker les factures dans leur forme d’origine, à savoir la forme sous la quelle elles ont été transmises ou mises à disposition, est supprimée. Il devient possible de dématérialiser aussi les factures émises.

La qualité du support et sa protection contre les altérations

Attention à rester vigilants : il nous incombe de garantir que l’exemplaire numérique n’a été ni perdu (vol ou détérioration de matériel) ni altéré (virus de type cryptoware comme Locky en mars 2016). Une solution de « réplication cloud » au travers de laquelle vos fichiers sur ordinateur sont répliqués automatiquement sur le nuage ne protège pas de l’altération virale.

Dématérialiser oui, mais avec un service adapté

Les solutions existent. Pour notre part, sans doute en avance sur l’évolution nous travaillons depuis plus de 4 ans avec GérerMesAffaires. Outil cloud de dématérialisation structurée des documents de la vie privée et de l’entreprise.

Une garantie de pérennité de vos informations

Ce service permet de mémoriser, classer et protéger les originaux scannés de chaque document. Parce que vos données deviennent dès lors la partie numérique de votre entreprise et de votre vie elles s’élèvent de fait au niveau d’un patrimoine numérique. C’est la raison de notre choix pour le service GérerMesAffaires qui apporte

  • la garantie d’intégrité et d’inaltération de chaque document déposé,
  • la capacité à collaborer directement avec des intervenant extérieurs (avocats, experts, experts-comptables)
  • la sécurité et la continuité de service de niveau bancaire du SaaS multi répliqué (et toujours hébergé en territoire français).

 

 

 

 

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Commentaire sur “dématérialiser les factures papier est possible dès le 31 mars 2017

  • Roger SAGE

    Oui, tout à fait ! Peu à peu, on peut se passer d’une ‘copie papier ou original‘. Les factures peuvent devenir numériques avec un outil comme GererMesAffaires pour tous les partenaires même si elles continuent à être produites avec un applicatif maison (et bien sûr avec un logiciel compatible Facture numérique) !
    Plus besoin d’imprimer ou de scanner à moyen terme donc : la #transitionnumérique frappe à nos portes via la mise en place intelligente des connecteurs de factures.
    #transitionnumerique, #gerermesaffaires, #patrimoinenumerique